Email nima? Email yuborish tartibi va qoidalari

Grant dasturlariga ariza topshirayotganda nomzod bilishi kerak bo'lgan muhim narsalardan biri email xabar yozish va uni jo'natish hisoblanadi. Ushbu blogimizda deyarli barcha dasturlar uchun so'raladigan email - elektron pochta manzili yaratish va u orqali xabar yozish haqida batafsil to'xtalib o'tishga qaror qildik.

Xo'sh, Email o'zi nima?

Elektron pochta (e-mail) xabarlarni yuborish va qabul qilish uchun ishlatiladigan dasturiy-texnik ta'minot. Undan foydalanish uchun avval elektron pochta manzili yaratish lozim.

Elektron pochta (Email) qanday yaratiladi?

Elektron pochta yaratish uchun, birinchi navbatda, qaysi elektron pochta provayderidan foydalanmoqchi ekaningizni tanlashingiz kerak. Elektron pochta provayderlari turlicha bo'lib, asosan quyidagilardan ko'proq foydalaniladi:

• Gmail;
• Outlook / Hotmail;
• Yahoo Mail;
• AOL;
• Zoho Mail;
• ProtonMail
• iCloud.

Provayderlarning turini email pochta manzili oxiriga qarab bilib olish mumkin. Masalan, Username@gmail.com elektron manzilida Gmail provayderidan foydalanilgan. O'zbekistonda asosan Gmail va Mail provayderlaridan foydalanilgani bois, biz gmail elektron pochta manzili yaratish bosqichlarini ko'rib chiqamiz.

Bosqichlar:

1. Gmail sahifasiga saytiga kirish;
2. "Create and account" (akkaunt yaratish) tugmasini bosish;
3. Berilgan bo'shliqlarni o'z ma'lumotlaringiz bilan to'ldirish. Bunda kiritiladigan ma'lumotlar: Ism, familiya va email manzili (username). Email manzili uchun odatda foydalanuvchining ism-familiyasini yozish maqsadga muvofiq. Masalan, AqlbekovaDono@gmail.com. Bu esa email manzilining nafaqat esda qolarli bo'lishi, balki rasmiyroq ko'rinishiga ham yordam beradi.

4. Parol qo'yish va tasdiqlash - bunda 8 belgidan (kamida bitta katta va bitta kichkina harf, bitta raqam hamda bitta belgi) foydalanish lozim. Parollarni biror joyga yozib qo'ying, zero keyinchalik foydalanganingizda parol qidirib sarson bo'lmaysiz.

5. "Next" tugamasi bosilib, telefon raqam kiritish - bunda kiritilgan raqamga maxsus kod keladi, o'sha kodni terib tasdiqlash kerak.

6. Xizmat shartlari va maxfiylik siyosatiga rozilik bildirish va ishni yakunlash. Shunday qilib, elektron pochta yaratish jarayoni yakunlanadi.

Elektron pochta orqali xabar yuborish

Elektron pochta manzili yaratib olgandan so'ng, Gmail ilovasi yoki sayti orqali pochta manzilingizga kirishingiz mumkin. Demak, elektron pochtangizga kirganda sizda taxminan shunday sahifa paydo bo'ladi:

Gmail interfeysi

Yangi xabar yozish uchun chap tomondagi "Compose" tugmasi bosiladi. Natijada:

Ushbu oyna chiqqandan so'ng, "Recepient" qismiga kimga xabar yubormoqchi bo'lsak, o'shaning elektron manzilini kiritamiz. Masalan, DonoAqlbekova@gmail.com.

Keyingi ish esa "Subject" - sarlavha (mavzu) qismini yozish bo'ladi.

Elektron pochtaga "Subject" ya'ni sarlavha tanlash

Elektron pochtaning sarlavhasi pochtangizni qabul qiluvchi ko'rishi mumkin bo'lgan eng birinchi narsadir. Siz xabar yuborayotgan shaxs kuniga hatto minglab elektron pochta xabarlari qabul qilishi mumkin, shuni hisobga olgan holda aynan sizning xabaringiz e'tibor tortadigan bo'lishi qabul qiluvchining sizga javob qaytarish ehtimolligini shuncha oshiradi hamda spam xabarlar qatoriga tushishdan qaytaradi. Sarlavha tanlayotganda quyidagilarga e'tibor bering:

• Qisqa sarlava tanlang. Sarlavhadagi so'zlar 4-7 tadan (40belgi) oshmasligi va ular butun mazmunni ochib bera olishi kerak. Masalan, “Enquiry about application fee” yoki “Request for PhD supervision”.
• Muhimligini ta'kidlang. Ba'zida email xabarlarga javob kelmaydi. Agar siz yuborayotgan xabar o'ta muhim va dedlayn yaqin qolgan bo'lsa, muhlatini qo'shib ketish yordam berishi mumkin. Masalan: "Internship Info needed: September 2023".
• Spam kontentidan ehtiyot bo'ling. Ba'zi universitetlar elektron pochta xabarlarini tekshirish uchun spam-filtrini qo'llaydi. Haqiqiy, chiroyli tarzda yozilgan elektron pochtangiz mazmuni yoki sarlavhasi shubhali deb topilsa, "Spam" jildiga yuborilishi mumkin.
• "Subject" (sarlavha) tanlashda oldi olinishi kerak bo'lgan harakatlar:

1. "Urgent" kabi so'zlardan foydalanish. Masalan, "Internship Info needed: URGENT!";

2. Undov belgisini ko'p marta ishlatish. Masalan: “Seeking for a PhD position!!!”;

3. Bosh harflar bilan yozish. Masalan, "ALL INFO ABOUT SCHOLARSHIP"

Elektron pochtada xabar qanday boshlanadi?

Odatda elektron pochtada xabarlar o'ta xushmuomalalik bilan rasmiy uslubda yozilishi kerak. Shuning uchun ham email yozishni boshlayotganda, agar mavjud bo'lsa, qabul qiluvchining ism-familiyasi bilan boshlash, boshqa hollarda esa tashkilot nomini kiritish mumkin. Boshlash uchun kerakli so'zlar:

• Dear Mr. Johnson;
• Dear Professor Steyne;
• Dear Effort Team members.

Xabar matnini yozish

Elektron pochta xabarlari qisqa, odatda 150 so'zdan iborat bo'ladi. Xabar yozayotganda quyidagilarga e'tibor berish lozim:

• Xabar yuboruvchi kimligi va maqsadi aks etishi;
• Rasmiy uslubda yozilganligi;
• Imloviy, grammatik va punktuatsion xatolardan xoli ekanligi;
• Qisqa, lekin aniq maqsad ifoda etilganligi;
• Ma'lumotlarning tushunarli va to'liq berilganligi.

Elektron xabar yozishni tugallash

Xabar so'nggida, albatta, minnatdorchilik bildirilishi va agar zarur bo'lsa, javob xatini intizorlik bilan kutayotganligi ifoda etilishi lozim. Minnatdorchilik izhor etish uchun quyidagi so'zlardan foydalanish mumkin:

• “Thank you for your time”;
• “Thanks for your help; I really appreciate it!”
• "I look forward to receiving your response soon!".

Xabar tugallanayotganda esa xushmuomilalik bilan kimligingiz qayta ta'kidlanishi kerak:

• Sincerely;
• Best Regards;
• Respectfully.

Elektron xabarga hujjat yuklab yuborish

Ko'pincha elektron xabar yuborayotganda CV yoki shunga o'xshash hujjatlarni qo'shib yuborishga to'g'ri keladi. Bunday holatlarda xabar matni ichida kerakli hujjat (iloji bo'lsa nomi bilan) qo'shib yuborayotganini ta'kidlab ketishi kerak. Endi esa qanday qilib hujjat qo'shib jo'natishni ko'rib chiqamiz:

Yuqoridagi rasmning eng pastki qismida (ko'pincha "Send" tugmasi yonida) fayl biriktirish "qistirgich" belgisi bosqich orqali kerakli faylni yuklash mumkin. Fayldan tashqari kerakli, havola yoki "Drive", "JPEG" kabi formatdagi fayllarini ham berib o'tish imkoniyati mavjud.

Shuni yodda tutingki, siz yuborayotgan emailga qarab sizga baho beriladi. Elektron xabaringiz mazmuni, har qanday imloviy, grammatik va punktuatsion xatolardan xoli ekanligi, maqsad aniq va to'liq ifoda etilgani sizga ijobiy javob qaytish imkoniyatini oshiradi. Shunday ekan, email yozib bo'lgandan so'ng xabarni kamida 2 marta tekshirib, biriktirgan faylingiz to'g'ri ekanligiga ishonch qayta hosil qilmaguncha "Send" (yuborish) tugmasini boshishga shoshilmang.